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會議出現了突發情況我們應該怎么辦?

發布時間:2019-9-25 14:55:33 瀏覽次數:6

Step1樹立應變意識,制定縝密方案

一是完善會務方案,防止出現“萬一”。成功應對會議突發情況靠的是會務人員對會務工作的縝密考慮。每次召開大型會議前,要根據會議內容、議題、議程、會期長短以及人員多少,明確會議的要求,制定詳細的會務工作方案。


二是細化應對預案,多想幾個“萬一”。會務服務中,我們堅持多想幾個“萬一”,多設計幾個“萬一”,把會議各個環節可能出現的情況逐一分析,制定每個可能出現情況的應對預案。特別是大型會議和活動,我們針對交通、天氣、衛生等方面可能發生的情況擬定不同情況的工作預案,保證出現突發情況及時應對。



Step2做好防范準備,提高應變能力

大型會議和活動會期長、規模大、人員多,會議期間活動較多,不可預期的因素也多,往往容易在細節上出現差錯。會務人員必須做好突發情況的應對準備,保證臨變不驚、處變不亂。

一是名牌多備。出席會議的領導在會前發生變化是會務服務中經常遇到的問題。在會議服務中要在會前核對落實出席領導是否有變。同時,制作多套名牌,對會前變更出席領導的,及時更換。


二是材料備份。每次會議前,在領導講話或會議材料定稿之后,在提前送交有關領導及秘書的同時,會務人員另外備好一份講話稿和會議材料。一旦發生出席領導因特殊情況忘帶材料的情況,能及時應對。


三是會前查驗。會議準備工作就緒后,要在會前對會場布置、會標掛制、材料分發和話筒音響等各個環節逐一進行查驗,保證不出任何差錯。


四是及時匯報。專題會議或小范圍會議,在通知會議時要求參加會議單位回復參會人員名單,確認單位主要領導能否參會,對單位主要領導不能參加會議的及時向安排會議的領導匯報,以便及時調整參會人員或調整會議時間。



Step3加強溝通協調,確保信息暢通

會務人員對整個會議組織服務工作的了解掌握程度以及會務人員之間信息能否及時溝通,是保證會議不出差錯、不出問題的關鍵,也是及時應對會議突變情況的保證。

一是加強溝通。除印發會務工作方案,明確各個會務工作組的職責任務、工作標準要求外,還印發會務人員詳細分工及聯絡表,便于每個會務組互相溝通、了解情況。


二是注重銜接。在大型會議和活動組織服務中,注重加強各工作組之間的工作銜接。一方面根據需要,及時召開會務各工作組碰頭會,通報各組工作情況,分析會務工作中存在的問題。另一方面在會議議程、時間地點、參會人員、出席領導等發生變化時,及時向各工作組和會務人員通報,保證信息及時暢通。


三是綜合協調。大型會議涉及的服務單位多,特別是一些重大活動往往涉及多個部門,要保證突發情況的及時處理,必須加強各個部門的協調。


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